Privacyverklaring

Privacyverklaring Cogundi, datum 1 oktober 2026

reikwijdte privacyverklaring Deze privacyverklaring geldt voor websitebezoekers, accountgebruikers, klanten, zakelijke contactpersonen, deelnemers aan AI-telefoongesprekken en personen op wie zakelijke informatie in onze bronnen, bedrijfsprofielen of meetresultaten betrekking heeft. Deze verklaring informeert over persoonsgegevens. Kennisname geldt niet als algemene toestemming en geeft Cogundi geen zelfstandige publicatierechten. Voor klantaanvullingen gelden daarnaast de afzonderlijke goedkeuring en Publicatieopdracht uit de productvoorwaarden.
Wat doet Cogundi? Cogundi verzamelt en analyseert rechtmatig beschikbare openbare bedrijfsinformatie en stelt daarmee openbare Concept bedrijfsprofielen samen. Dit kan gebeuren voordat een onderneming zich registreert of klant wordt. Daarbij kunnen bronnen, AI-zichtbaarheidsmetingen, scores en aanwijzingen voor mogelijk ontbrekende informatie worden getoond. Bevoegde zakelijke klanten kunnen tegen een eenmalige vergoeding informatie aanvullen via een Vragenlijst en naar keuze AI-chat of een AI-telefoongesprek. De uitwerking tot een Bedrijfsprofiel blijft niet-openbaar totdat de klant de volledige te publiceren versie uitdrukkelijk heeft goedgekeurd en een Publicatieopdracht heeft gegeven. De aankoop omvat tevens twaalf maanden vanaf succesvolle betaling met maandelijks een nieuwe zichtbaarheidsmeting en e-mailupdate. Inhoudelijke aanvullingen na goedkeuring kunnen een afzonderlijke betaalde bestelling vereisen. Voor zover de informatie persoonsgegevens bevat, verwerken wij die uitsluitend op een geldige grondslag en binnen de hieronder beschreven doeleinden.
Welke persoonsgegevens verwerken wij? Afhankelijk van uw relatie met Cogundi en de dienst die u gebruikt, verwerken wij de volgende persoonsgegevens: Naam, adres en woonplaats, voor zover deze gegevens betrekking hebben op een natuurlijke persoon. Bedrijfsgegevens, waaronder de handelsnaam en het websiteadres, voor zover deze tot een natuurlijke persoon herleidbaar zijn. Namen en functies van zakelijke contactpersonen en vertegenwoordigers. Zakelijke e-mailadressen en telefoonnummers. Account- en registratiegegevens. Bankrekeningnummer, betaalgegevens en factuurgegevens. Openbare zakelijke informatie die aan een natuurlijke persoon kan worden gekoppeld. Informatie die u verstrekt voor het samenstellen, controleren of corrigeren van een bedrijfsprofiel. E-mailcorrespondentie, chatberichten en gesprekssamenvattingen. Spraak die tijdens een gesprek met de AI-assistent wordt verwerkt om deze in tekst om te zetten, de daaruit voortkomende transcriptie en technische gespreksgegevens. Het gesprek wordt niet als geluidsopname vastgelegd of bewaard. Gegevens die noodzakelijk zijn om uw identiteit, bedrijfsrelatie of vertegenwoordigingsbevoegdheid te controleren. Gegevens over de goedgekeurde profielversie, datum en wijze van goedkeuring, de Publicatieopdracht en noodzakelijke verificatiegegevens. Gegevens over toestemming voor transcriptie en samenvatting en een eventuele intrekking daarvan. Verificatiegegevens van het zakelijke e-mailadres en de koppeling met het bedrijfsdomein. Antwoorden die rechtstreeks via de Vragenlijst worden ingevuld. Meetvragen, AI-antwoorden, AI-scores en meetgegevens, voor zover die betrekking hebben op een identificeerbare natuurlijke persoon. Het e-mailadres en de noodzakelijke verzend- en bezorggegevens voor de inbegrepen maandupdates. Gegevens over annulering, restitutie en de gevolgen voor toegang en publicatie. Minimale identificerende gegevens om verwijderingsverzoeken, uitsluiting van nieuwe scans en het voorkomen van herpublicatie te respecteren. Via de Vragenlijst, inhoudelijke AI-chat en het AI-telefoongesprek vragen wij uitsluitend bedrijfsinformatie die geschikt is voor openbare publicatie. Verstrek daar geen persoonlijke contactgegevens, privégegevens, bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens, vertrouwelijke informatie, bedrijfsgeheimen, inloggegevens of beveiligingsinformatie. Noodzakelijke contact-, account-, bestel- en factuurgegevens worden via de daarvoor bestemde kanalen afzonderlijk verwerkt. Zij worden niet in het openbare bedrijfsprofiel opgenomen.
Waar komen de gegevens vandaan? Wij ontvangen gegevens rechtstreeks wanneer u zich registreert, uw zakelijke e-mailadres verifieert, bestelt, betaalt, vragen beantwoordt, informatie aanvult, een AI-chat of AI-telefoongesprek gebruikt, een profiel controleert of contact met ons opneemt. Ook kunnen wij gegevens ontvangen van iemand die bevoegd namens uw onderneming handelt. Daarnaast verzamelen wij rechtmatig beschikbare openbare zakelijke informatie uit bedrijfswebsites, openbare handelsregisters en vergelijkbare bronnen in andere landen. Wij kunnen zelfstandig een Concept bedrijfsprofiel samenstellen zonder voorafgaande aanvraag van de onderneming. Wij verkrijgen geen toegang tot afgeschermde omgevingen en omzeilen geen beveiliging. Bij zichtbaarheidsmetingen ontvangen wij antwoorden van de onderzochte AI-systemen. Deze antwoorden kunnen informatie over ondernemingen en, in voorkomende gevallen, persoonsgegevens bevatten. Openbare beschikbaarheid betekent niet dat persoonsgegevens onbeperkt mogen worden hergebruikt. Wij beoordelen de grondslag, noodzakelijkheid, bronvoorwaarden, informatieverstrekking en bewaartermijn. Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van u ontvangen, verstrekken wij de wettelijk vereiste informatie in beginsel uiterlijk binnen één maand, bij eerder contact uiterlijk bij dat contact en bij eerdere verstrekking aan een andere ontvanger uiterlijk bij die eerste verstrekking. Alleen wanneer een wettelijke uitzondering daadwerkelijk van toepassing is, kan daarvan worden afgeweken. Openbare zakelijke contactgegevens die voor rechtmatige zakelijke communicatie worden gebruikt, worden niet uitsluitend daarom onderdeel van een openbaar Profiel.
Waarom verwerken wij gegevens en op welke grondslag? Wij verwerken persoonsgegevens voor de onderstaande doeleinden en op de daarbij vermelde grondslagen. Welke grondslag van toepassing is, hangt af van de betreffende verwerking en uw relatie met Cogundi. Doel Grondslag Accounts beheren, bestellingen afhandelen en de dienstverlening uitvoeren Uitvoering van een overeenkomst met u. Wanneer u namens een organisatie handelt: gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van de zakelijke opdracht en het onderhouden van de klantrelatie. Betalingen verwerken en facturen afhandelen Uitvoering van een overeenkomst met u of gerechtvaardigd belang bij zakelijke betalingsafhandeling wanneer u namens een organisatie handelt. Voor wettelijk verplichte administratie geldt een wettelijke verplichting. Openbare zakelijke informatie verzamelen en analyseren, Concept bedrijfsprofielen samenstellen en openbaar publiceren en bedrijfsgerichte meetresultaten tonen. Gerechtvaardigd belang bij het aanbieden van een bedrijfsgerichte informatie-index en inzicht in gemeten AI-zichtbaarheid, uitsluitend voor zover de concrete verwerking noodzakelijk is en de belangen en rechten van betrokkenen niet zwaarder wegen. Zonder toereikende grondslag worden de betreffende persoonsgegevens niet verwerkt of gepubliceerd. Klantvragen, e-mails en chats afhandelen Uitvoering van een overeenkomst met u of gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie en klantafhandeling. Het AI-telefoongesprek transcriberen en samenvatten om verstrekte bedrijfsinformatie vast te leggen en het Bedrijfsprofiel samen te stellen. Voorafgaande toestemming van de daadwerkelijke gespreksdeelnemer. Zonder die toestemming blijft de Vragenlijst beschikbaar. Zie paragraaf

Antwoorden uit de Vragenlijst en AI-chat verwerken voor uitwerking, controle en publicatie van het Bedrijfsprofiel. Uitvoering van de overeenkomst wanneer de betrokkene zelf contractspartij is, voor zover noodzakelijk. Wanneer iemand namens een organisatie handelt: gerechtvaardigd belang bij uitvoering van de zakelijke opdracht, uitsluitend voor zover noodzakelijk en na belangenafweging. De inbegrepen maandelijkse zichtbaarheidsmetingen uitvoeren en de e-mailupdates verzenden gedurende twaalf maanden vanaf betaling. Uitvoering van de overeenkomst wanneer de betrokkene zelf contractspartij is, voor zover noodzakelijk. Voor zakelijke contactpersonen van een organisatie: gerechtvaardigd belang bij uitvoering van de overeengekomen dienstverlening en zakelijke communicatie. Concrete fouten in vragen, antwoorden, transcripties, samenvattingen en profielverwerking onderzoeken en de eigen dienstverlening verbeteren. Waar mogelijk gebruiken wij daadwerkelijk geanonimiseerde informatie. Voor noodzakelijke verwerking van persoonsgegevens: gerechtvaardigd belang bij beperkte kwaliteitscontrole, uitsluitend na beoordeling van noodzakelijkheid, verenigbaarheid en de belangen van betrokkenen. Dit rechtvaardigt geen onbeperkte bewaring of gebruik voor AI-modeltraining. Waar deze grondslag niet toereikend is, vindt de verwerking niet plaats zonder een andere geldige grondslag en voorafgaande informatie. Concrete klachten en geschillen behandelen Gerechtvaardigd belang bij zorgvuldige klachtenafhandeling en het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen, voor zover noodzakelijk. Een wettelijke verplichting geldt wanneer die daadwerkelijk van toepassing is. Gehonoreerde verwijderingsverzoeken blijven respecteren en nieuwe scans en automatische herpublicatie voorkomen. Gerechtvaardigd belang bij het respecteren van verzoeken en voorkomen van ongewenste herpublicatie, en een wettelijke verplichting voor zover die daadwerkelijk van toepassing is. Hiervoor worden uitsluitend noodzakelijke identificerende gegevens bewaard. Identiteit, bedrijfsrelatie en vertegenwoordigingsbevoegdheid controleren Gerechtvaardigd belang bij bevoegde opdrachtverlening, zorgvuldige verzoekafhandeling en het voorkomen van fraude en misbruik, voor zover noodzakelijk en na belangenafweging. Toestemming, profielgoedkeuring en Publicatieopdrachten aantoonbaar vastleggen Gerechtvaardigd belang bij rechtmatige bewijsvoering en, voor zover van toepassing, het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Bedrijfsinformatie publiceren die herleidbaar is tot de klant die zelf de betrokken natuurlijke persoon is Uitvoering van de met die klant gesloten overeenkomst, uitsluitend voor zover de publicatie objectief noodzakelijk is voor die overeenkomst. Toegestane bedrijfsinformatie publiceren die tot andere natuurlijke personen herleidbaar is Gerechtvaardigd belang bij het op verzoek van de klant publiceren van een correct, bedrijfsgericht profiel dat de onderneming herkenbaar en vindbaar maakt, uitsluitend wanneer publicatie noodzakelijk is en de belangen en rechten van de betrokken persoon niet zwaarder wegen. Zonder toereikende grondslag wordt de informatie niet gepubliceerd. Zakelijke marketing uitvoeren Toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de verwerking en met naleving van de toepasselijke regels voor commerciële communicatie. Gegevens en systemen beveiligen en fraude en misbruik voorkomen Gerechtvaardigd belang bij bescherming van gegevens, systemen en dienstverlening, voor zover noodzakelijk en na belangenafweging, of een daadwerkelijk toepasselijke wettelijke verplichting. Wij beoordelen ieder afzonderlijk verwerkingsdoel op een geldige grondslag. Toestemming voor transcriptie is geen algemene toestemming voor andere doeleinden. Wij gebruiken geen ingetrokken toestemming als aanleiding om dezelfde verwerking alsnog onder een andere grondslag voort te zetten. Afzonderlijke verwerking voor een concreet geschil of andere zelfstandig gerechtvaardigde noodzaak wordt beperkt tot de daarvoor noodzakelijke gegevens. Wij gebruiken de verstrekte informatie niet voor training van AI-modellen en richten de gebruikte leveranciersdiensten daarop in. Een scanopdracht, acceptatie van voorwaarden, kennisname van deze privacyverklaring of een Publicatieopdracht vormt niet automatisch AVG-toestemming voor iedere gegevensverwerking. Goedkeuring door een klant vormt evenmin toestemming namens andere betrokken personen.

Goedkeuring en publicatie van bedrijfsprofielen Concept bedrijfsprofielen kunnen zelfstandig door Cogundi worden gepubliceerd op basis van rechtmatig beschikbare openbare bedrijfsinformatie en eigen analyses. Zij zijn niet noodzakelijk door de onderneming gecontroleerd of goedgekeurd. Voor zover persoonsgegevens worden gepubliceerd, gelden de grondslagen en beperkingen van paragraaf 5. De niet-openbare werkversie waarin klantaanvullingen worden verwerkt, noemen wij het Bedrijfsprofiel. Antwoorden, chatinhoud, transcripties en aanvullingen worden niet uitsluitend door invoer of verwerking openbaar. De volledige te publiceren versie wordt eerst aan de klant ter controle voorgelegd. Na uitdrukkelijke goedkeuring en een geldige Publicatieopdracht wordt deze versie als Definitief bedrijfsprofiel gepubliceerd en vervangt zij het Concept bedrijfsprofiel op de profielpagina. Het bestaande Concept bedrijfsprofiel kan tijdens de voorbereiding openbaar blijven. Openbare Profielen bevatten bedrijfsgerichte informatie. Persoonlijke contactgegevens, privégegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke persoonsgegevens worden niet opgenomen. Contact-, account-, bestel-, factuur- en gespreksgegevens blijven daarvan gescheiden. Een handelsnaam, websiteadres of andere bedrijfsinformatie kan tevens een persoonsgegeven zijn wanneer die informatie betrekking heeft op een identificeerbare natuurlijke persoon. Wij verwerken die informatie uitsluitend wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is. Klantgoedkeuring neemt onze eigen wettelijke verplichtingen niet weg en geldt niet als toestemming namens andere personen. Wij kunnen ongeschikte of onrechtmatig verwerkte informatie verwijderen of afschermen. Na publicatie kunnen bezoekers, zoekmachines en AI-systemen de openbare informatie raadplegen en zelfstandig verwerken, voor zover rechtmatig. Verwijdering bij Cogundi garandeert niet dat externe kopieën, caches of indexeringen verdwijnen. Onze eigen wettelijke verwijderings- en medewerkingsplichten blijven gelden.
Gebruik van AI en externe informatiediensten Wij gebruiken AI-diensten voor bronanalyse, het opstellen van vragen, informatieverzameling, samenvatting en structurering van bedrijfsinformatie. Daarnaast raadplegen wij externe AI-systemen voor zichtbaarheidsmetingen. De bij een meting vermelde systemen geven aan welke diensten voor die meetronde zijn onderzocht. Een dienst die wordt gemeten, ontvangt niet uitsluitend daardoor ook niet-openbare klantantwoorden of transcripties. Wij beperken de gegevensverstrekking tot wat voor de betreffende verwerking noodzakelijk is. Meer informatie over ontvangers en internationale verwerking staat in §10 en §11. Bij AI-chat en AI-telefoongesprekken maken wij duidelijk dat u met AI communiceert. AI-uitvoer kan fouten en onvolledigheden bevatten. Klantaanvullingen worden pas na afzonderlijke goedkeuring gepubliceerd. Concept bedrijfsprofielen uit openbare bronnen kunnen daarentegen zelfstandig worden gepubliceerd zoals beschreven in paragraaf 6. Toestemming voor transcriptie en samenvatting omvat geen training van algemeen inzetbare AI-modellen. Ook de contractuele gebruiksrechten op aangeleverde informatie vormen geen algemene toestemming voor modeltraining of ander onverenigbaar gebruik. Wij berekenen geautomatiseerd bedrijfsgerichte zichtbaarheidscores en rangschikkingen. Deze zijn niet bedoeld om persoonlijke eigenschappen, kredietwaardigheid, geschiktheid of rechten van natuurlijke personen te beoordelen. Voor zover bedrijfsgerichte uitkomsten tevens persoonsgegevens zijn, blijven de AVG en de rechten van betrokkenen van toepassing. Wanneer een verwerking toch zou leiden tot uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor een persoon, beoordelen wij vooraf de toepasselijkheid van artikel 22 AVG en de noodzakelijke waarborgen.
Telefoongesprekken en chat Voor telefonie gebruiken wij Twilio en voor de AI-stemfunctionaliteit ElevenLabs. Spraak wordt tijdens het gesprek verwerkt voor de interactie, omzetting naar tekst en samenvatting. Binnen de door ons ingerichte dienstverlening wordt geen geluidsopname vastgelegd of bewaard. Vóór transcriptie informeren wij de daadwerkelijke deelnemer over de verwerking en vragen wij afzonderlijke toestemming. De AI-assistent herhaalt bij aanvang dat het gesprek wordt getranscribeerd. Toestemming van een besteller vervangt niet die van een andere deelnemer. De toestemming betreft transcriptie en samenvatting voor het vastleggen van bedrijfsinformatie en samenstellen van het Bedrijfsprofiel. Voor andere doeleinden gelden de afzonderlijke grondslagen en beperkingen uit paragraaf 5. U kunt toestemming intrekken via info@cogundi.com en tijdens het gesprek vragen de transcriptie te stoppen. Wij stoppen de verwerking die op die toestemming berust. Reeds vastgelegde persoonsgegevens worden verwijderd, tenzij een andere, vooraf onderscheiden en daadwerkelijk toepasselijke grondslag beperkte verdere bewaring rechtvaardigt. Wij schakelen niet uitsluitend vanwege intrekking over op een andere grondslag om dezelfde verwerking voort te zetten. Zonder toestemming voor transcriptie blijft rechtstreeks invullen via de Vragenlijst mogelijk. De beschikbaarheid van de interactieve chatroute volgt uit de gekozen uitvoeringsroute volgens de productvoorwaarden. Antwoorden uit de Vragenlijst en AI-chat worden verwerkt voor de uitwerking van het Bedrijfsprofiel. Voor concrete klantafhandeling en beperkte kwaliteitscontrole gelden paragraaf 5 en de bewaartermijnen uit paragraaf 12. De informatie wordt niet gebruikt voor training van AI-modellen.
Zakelijke e-mail en marketing Cogundi kan bedrijven per e-mail benaderen met informatie over haar producten. Daarbij kunnen rechtmatig beschikbare zakelijke contactgegevens uit openbare bronnen worden gebruikt, met naleving van de toepasselijke regels voor commerciële communicatie. Openbare beschikbaarheid betekent niet automatisch dat ieder contactgegeven voor commerciële e-mail mag worden gebruikt. U kunt altijd kosteloos bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing, bijvoorbeeld door op de e-mail te antwoorden of te mailen naar info@cogundi.com. Na bezwaar gebruiken wij uw persoonsgegevens niet meer voor direct marketing. Wij kunnen minimale gegevens op een uitsluitingslijst bewaren om te voorkomen dat wij u opnieuw benaderen. De inbegrepen maandupdates en noodzakelijke berichten over registratie, betaling, uitvoering, goedkeuring en beveiliging worden onderscheiden van direct marketing. Voor zover deze berichten uitsluitend dienen om de overeengekomen dienst uit te voeren, behandelen wij ze als servicecommunicatie. Een aanbod voor een nieuwe betaalde aanvulling of andere commerciële uitbreiding wordt niet uitsluitend door opname in een servicebericht uitgezonderd van de regels voor commerciële communicatie. Voor dergelijke aanbiedingen beoordelen wij afzonderlijk welke toestemming of andere wettelijke uitzondering vereist is.
Met wie delen wij gegevens? Voor de beschreven bedrijfsvoering gebruiken wij de volgende dienstverleners: Dienstverlener Functie STRATO Hosting, database en bestandsopslag Google Workspace en Postmark E-mail en e-mailbezorging Stripe Betalingsverwerking Twilio Telefonie en technische gespreksafhandeling, met de daarvoor noodzakelijke telefoon- en verbindingsgegevens. Anthropic, OpenAI, Microsoft en Google De in §7 genoemde AI-toepassingen ElevenLabs AI-stemfunctionaliteit voor AI-telefoongesprekken en de daarmee samenhangende verwerking van spraak en gespreksinformatie. Niet iedere dienstverlener ontvangt alle gegevens. Wij beperken de verstrekking tot wat voor de betreffende functie noodzakelijk is. Afhankelijk van de betreffende dienst en verwerking treedt een leverancier op als verwerker of als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Voor verwerking door een verwerker is een verwerkersovereenkomst vereist. Binnen Cogundi hebben de drie samenwerkingspartners vanuit Nederland toegang tot gegevens voor zover dat voor hun werkzaamheden noodzakelijk is. Klanten krijgen toegang tot hun eigen account en gegevens. Concept bedrijfsprofielen en Definitieve bedrijfsprofielen zijn openbaar toegankelijk. Bezoekers, zoekmachines en AI-systemen kunnen de gepubliceerde informatie raadplegen en zelfstandig verwerken. Niet-openbare account-, bestel-, contact-, antwoord- en gespreksgegevens worden daardoor niet openbaar. Bij een rechtmatige opvolging van de exploitatie kunnen gegevens worden verstrekt aan een opvolgend exploitant, uitsluitend voor hetzelfde doel, binnen dezelfde inhoudelijke en privacywaarborgen en voor zover daarvoor een geldige grondslag bestaat. Dit vormt geen algemene toestemming voor verkoop van niet-openbare informatie, modeltraining of ander onverenigbaar gebruik. Wij controleren voor de gebruikte diensten de toepasselijke verwerkersafspraken, opslaginstellingen, bewaartermijnen en instellingen voor gebruik van gegevens voor modeltraining. De feitelijke verwerking en contractuele rol van een leverancier zijn bepalend; de enkele vermelding in deze verklaring vervangt die beoordeling niet.
Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte Het gebruik van internationale dienstverleners kan meebrengen dat persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of van daaruit toegankelijk zijn. Voor dergelijke doorgiften is een geldig doorgiftemechanisme nodig, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen. Die waarborgen kunnen bestaan uit Europese standaardcontractbepalingen en, waar nodig, aanvullende maatregelen. U kunt via info@cogundi.com informatie opvragen over de waarborgen die op een betreffende doorgifte van toepassing zijn en over de wijze waarop u daarvan een afschrift kunt verkrijgen. Per relevante dienstverlener beoordelen wij de feitelijke verwerkingslocaties, eventuele toegang vanuit derde landen en het toepasselijke doorgiftemechanisme. Wanneer standaardcontractbepalingen worden gebruikt, beoordelen wij tevens of aanvullende maatregelen nodig zijn. Een doorgifte vindt niet uitsluitend plaats omdat een leverancier algemeen verklaart aan de AVG te voldoen.
Hoelang bewaren wij gegevens? Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij worden verwerkt. Daarbij gelden de onderstaande termijnen en criteria. Gegevens worden eerder verwijderd wanneer verdere bewaring niet meer noodzakelijk of rechtmatig is. Gegevens Bewaartermijn of criterium Openbaar verzamelde brongegevens en Concept bedrijfsprofielen. Persoonsgegevens in deze categorie worden maximaal twee jaar vanaf verzameling bewaard, met eerdere verwijdering wanneer noodzaak of grondslag vervalt. Vóór verdere bewaring of hernieuwde opname beoordelen wij opnieuw actualiteit, noodzakelijkheid en rechtmatigheid. Alleen het opnieuw raadplegen van dezelfde bron verlengt de termijn niet automatisch. Een gehonoreerd verwijderingsverzoek en uitsluiting van nieuwe scans worden gerespecteerd. Accountgegevens Zolang noodzakelijk voor het account en de daarmee samenhangende dienstverlening. Daarna worden zij in beginsel binnen drie maanden verwijderd, behalve voor zover afzonderlijke gegevens rechtmatig langer moeten worden bewaard. Niet-openbare Bedrijfsprofielen Zolang noodzakelijk en rechtmatig voor het nog lopende aanvul- en goedkeuringstraject. Het ontbreken van een vaste afrondtermijn rechtvaardigt geen onbeperkte bewaring van alle onderliggende persoonsgegevens. Wij beoordelen periodiek welke gegevens nog nodig zijn. Na beëindiging worden de niet meer noodzakelijke gegevens in beginsel binnen drie maanden verwijderd, behoudens afzonderlijk gerechtvaardigde verdere bewaring. Openbare Definitieve bedrijfsprofielen Zolang de actieve publicatie volgens de productvoorwaarden voortduurt en de verwerking rechtmatig blijft. Bij definitieve beëindiging worden zij uit de openbare Database verwijderd of gedepubliceerd. Meetresultaten, maandupdates en noodzakelijke verzendgegevens, voor zover persoonsgegevens. Gedurende de inbegrepen periode van twaalf maanden en daarna uitsluitend zolang noodzakelijk voor klantafhandeling, controle en rechtmatige bewijsvoering. Voor reguliere klantafhandeling geldt maximaal twee jaar na het einde van die periode, met eerdere verwijdering wanneer noodzaak of grondslag vervalt. Voor openbare profielinformatie geldt de afzonderlijke bewaartermijn van de betreffende profielcategorie. Minimale gegevens op de uitsluitingslijst voor nieuwe scans en herpublicatie. Zolang noodzakelijk om het gehonoreerde verwijderingsverzoek te respecteren. Wij beperken deze registratie tot gegevens waarmee de onderneming betrouwbaar kan worden herkend en beoordelen periodiek of verdere bewaring nodig is. De registratie wordt niet gebruikt voor andere doeleinden. Volledige transcripties na goedkeuring Maximaal drie maanden na goedkeuring van het Bedrijfsprofiel, met eerdere verwijdering zodra verdere bewaring niet meer noodzakelijk of rechtmatig is. Volledige transcripties wanneer goedkeuring uitblijft of de opdracht voortijdig eindigt Uitsluitend zolang noodzakelijk en rechtmatig voor de nog lopende uitvoering of afwikkeling. Het uitblijven van goedkeuring of beëindiging rechtvaardigt geen onbeperkte bewaring. Zodra deze noodzaak vervalt, wordt de transcriptie verwijderd, tenzij een concrete andere grondslag verdere bewaring rechtvaardigt. Noodzakelijke gesprekssamenvattingen, chats en klantcorrespondentie Zolang noodzakelijk voor de uitvoering en klantafhandeling en daarna maximaal twee jaar na beëindiging van de betreffende opdracht. Eerdere verwijdering vindt plaats wanneer de noodzaak of grondslag vervalt. Bewijs van toestemming, profielgoedkeuring en Publicatieopdracht Uitsluitend de noodzakelijke gegevens, zolang deze nodig zijn om de betreffende handeling en de rechtmatigheid van de verwerking aan te tonen of een concreet geschil af te handelen. Verificatiegegevens, waaronder een eventueel ontvangen afgeschermde identiteitskopie Niet langer dan noodzakelijk voor de verificatie en eventuele rechtmatig noodzakelijke bewijsvoering. Een identiteitskopie wordt verwijderd zodra verdere bewaring daarvan niet noodzakelijk is. Administratieve gegevens Gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn. Minimale gegevens op een marketinguitsluitingslijst Zolang noodzakelijk om het bezwaar tegen direct marketing te blijven respecteren. Na geldige contractuele annulering met restitutie verwijderen wij het openbare Profiel en beëindigen wij de verdere dienstverlening volgens de productvoorwaarden. Dit betekent niet dat factuurgegevens, noodzakelijke bewijsgegevens en de minimale uitsluitingsregistratie onmiddellijk worden verwijderd. Daarvoor gelden de afzonderlijke wettelijke grondslagen en bewaartermijnen. Gebruik voor kwaliteitsverbetering verlengt de genoemde bewaartermijnen niet automatisch. Voor zover kwaliteitsanalyse zonder persoonsgegevens kan plaatsvinden, anonimiseren wij de daarvoor benodigde informatie. Bij intrekking van toestemming gelden de regels uit §8. Een genoemde maximumtermijn geeft geen zelfstandig recht om gegevens na intrekking te blijven bewaren. Een concrete klacht, betalingskwestie, juridische procedure of wettelijke verplichting kan langere bewaring van relevante gegevens rechtvaardigen. Dit betreft uitsluitend de gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn. Na beëindiging van de actieve publicatie kan beperkte interne bewaring noodzakelijk blijven voor rechtmatige back-ups, administratie, bewijsvoering, beveiliging, fraudepreventie of wettelijke verplichtingen. Deze bewaring geeft geen recht op voortgezette of hernieuwde openbare publicatie. Geanonimiseerde of geaggregeerde statistieken kunnen behouden blijven voor zover zij niet meer tot personen herleidbaar zijn en geen beschermde of vertrouwelijke inhoud prijsgeven. Het feit dat informatie bij derden openbaar blijft, verlengt onze eigen bewaartermijn niet automatisch.
Verplichte gegevens Voor het bekijken van een openbaar Profiel is geen betaalde bestelling vereist. Voor registratie en toegang tot de aanvulomgeving is een geverifieerd zakelijk e-mailadres op het bij de onderneming behorende bedrijfsdomein nodig. Voor bestelling, betaling, facturatie en maandupdates vragen wij de gegevens die voor die handelingen noodzakelijk zijn. Wij kunnen aanvullende noodzakelijke en proportionele informatie vragen om zakelijke hoedanigheid, bedrijfsrelatie of vertegenwoordigingsbevoegdheid te controleren. Bij het betreffende verzoek geven wij aan welke gegevens nodig zijn. Wanneer noodzakelijke gegevens ontbreken, kunnen wij de betreffende toegang, bestelling of dienstverlening mogelijk niet uitvoeren. Deelname aan een AI-telefoongesprek is niet verplicht. Zonder toestemming voor transcriptie blijft de Vragenlijst beschikbaar. Contact-, account-, bestel-, factuur- en verificatiegegevens worden niet in het openbare Profiel opgenomen.
Beveiliging Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatig gebruik. De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking. Toegang tot niet-openbare persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben. Contact-, account-, bestel-, factuur- en gespreksgegevens worden niet opgenomen in het openbare bedrijfsprofiel. Toegang tot de aanvulomgeving wordt gekoppeld aan verificatie van het zakelijke e-mailadres en bedrijfsdomein. Die verificatie is geen sluitend bewijs van vertegenwoordigingsbevoegdheid. Bij twijfel of signalen van onbevoegd gebruik kunnen wij aanvullende verificatie vragen en toegang tijdelijk beperken. Wij beperken tevens toegang van medewerkers en leveranciers tot wat voor hun werkzaamheden noodzakelijk is.
Cookies en websitegebruik Onze website kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken voor functies zoals inloggen, beveiliging, het onthouden van voorkeuren en de werking van het bestelproces. Het actuele cookieoverzicht vermeldt welke technieken daadwerkelijk worden gebruikt, door welke aanbieder, voor welk doel en met welke bewaartermijn. Voor technieken waarvoor wettelijk toestemming nodig is, vragen wij die voordat zij worden geactiveerd. U kunt toestemming weigeren en een eerdere keuze wijzigen via de daarvoor beschikbare cookie-instellingen. Weigering van niet-noodzakelijke technieken verhindert niet het gebruik van functies die daarvan onafhankelijk kunnen werken. Voor zover via deze technieken persoonsgegevens worden verwerkt, gelden daarnaast de doeleinden, grondslagen en rechten uit deze privacyverklaring.
Uw rechten en klachten Afhankelijk van de omstandigheden heeft u recht op: Inzage in uw persoonsgegevens. Correctie van onjuiste persoonsgegevens. Verwijdering van persoonsgegevens. Beperking van de verwerking. Overdracht van gegevens waar het recht op dataportabiliteit geldt. Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Intrekking van eerder gegeven toestemming. Onvoorwaardelijk bezwaar tegen direct marketing. U kunt een verzoek sturen naar info@cogundi.com. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Daarover informeren wij u binnen de eerste maand. Indien nodig vragen wij noodzakelijke en proportionele aanvullende informatie om uw identiteit te controleren. Bij een verzoek namens een onderneming kunnen wij ook de bedrijfsrelatie en vertegenwoordigingsbevoegdheid controleren. Alleen wanneer verificatie niet op een minder ingrijpende manier mogelijk is, kunnen wij om een afgeschermde kopie van een identiteitsbewijs vragen. Wij geven vooraf aan welke gegevens zichtbaar moeten blijven en waarom. U mag alle niet-noodzakelijke gegevens afschermen. Het burgerservicenummer, ook in de machineleesbare strook, en de pasfoto moeten worden afgeschermd. U mag de kopie voorzien van een watermerk met de datum en de vermelding ‘Uitsluitend voor verificatie door Cogundi’. De onderneming of haar bevoegde vertegenwoordiger kan ook zonder betaalde bestelling verwijdering van een openbaar Concept bedrijfsprofiel of Definitief bedrijfsprofiel aanvragen. Na voldoende verificatie verwijderen wij het volledige openbare Profiel en de daarbij getoonde score zonder onnodige vertraging. Wij registreren de onderneming met minimale identificerende gegevens op een uitsluitingslijst om nieuwe scans en automatische herpublicatie te voorkomen. Een verzoek tot profielverwijdering is niet automatisch een verzoek om alle persoonsgegevens te verwijderen. Rechtmatig noodzakelijke administratie, bewijsgegevens en uitsluitingsgegevens kunnen blijven bestaan volgens paragraaf 12. Betrokken natuurlijke personen kunnen daarnaast zelfstandig hun AVG-rechten uitoefenen. Ook wanneer u niet de klant of opdrachtgever bent, kunt u uw rechten ten aanzien van uw eigen persoonsgegevens uitoefenen. Goedkeuring door een klant beperkt die rechten niet. Voor intrekking van toestemming voor transcriptie en samenvatting en de gevolgen daarvan verwijzen wij naar §8. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de bevoegde privacytoezichthouder in het land waar u gewoonlijk verblijft, werkt of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang, kunt u daartegen vanwege uw specifieke situatie bezwaar maken. Wij beoordelen dat bezwaar volgens de AVG. Voor direct marketing geldt het onvoorwaardelijke recht van bezwaar. Voor de contractueel aangeboden verwijdering van het volledige bedrijfsprofiel geldt de ruimere werkwijze die hierboven is beschreven.
Privacy verantwoordelijkheid Cogundi is een handelsnaam van de eenmanszaak van Bram Muilwijk. Vestigingsadres: Frans Halsstraat 12, 3372 XD Hardinxveld-Giessendam, Nederland, KvK-nummer: 78270200, e-mailadres: info@cogundi.com, website: cogundi.com, Bram Muilwijk, handelend onder de naam Cogundi, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt voor de hieronder beschreven doeleinden.
Wijzigingen Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze gegevensverwerking, bedrijfsvoering of toepasselijke regels veranderen. De actuele versie, met versiedatum, wordt op onze website beschikbaar gesteld. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dat vereist is. Een wijziging van deze privacyverklaring vormt op zichzelf geen nieuwe toestemming, Publicatieopdracht of uitbreiding van contractuele gebruiksrechten. Wanneer een gewijzigde verwerking afzonderlijke toestemming of voorafgaande informatie vereist, voorzien wij daarin afzonderlijk. Privacyverklaring Cogundi